Udostępnianie zasobów niearchiwalnych w Komendzie Miejskiej Policji w Nowym Sączu.
Zbiór niearchiwalny zgromadzony w składnicy akt Komendy Miejskiej Policji w Nowym Sączu podporządkowany jest Ministrowi Spraw Wewnętrznych i obejmuje akta wytworzone od 1955 roku do chwili obecnej. Natomiast wszystkie dokumenty i inne materiały wytworzone przez organ bezpieczeństwa państwa tj. Milicję Obywatelską do 1954 r. i Służbę Bezpieczeństwa do 31.07.1990 r. zgodnie z zapisem art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni Przeciwko Narodowi Polskiemu - zostały przekazane do archiwum Instytutu Pamięci Narodowej Oddział w Krakowie.
Dokumentację zgromadzoną w składnicy akt Komendy Miejskiej Policji w Nowym Sączu udostępnia się do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicystycznych i innych.
Akta udostępnia się na pisemny wniosek osoby zainteresowanej, który powinien zawierać:
-imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeśli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
-nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeśli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna,
-wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,
-cel i sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.
Wnioski o udostępnienie należy kierować na adres:
Komendant Miejski Policji
w Nowym Sączu
ul. Artura Grottgera 50
33-300 Nowy Sącz
Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej następuje poprzez:
-umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,
-przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie,
-przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt.
Udostępnianie akt osobom fizycznym:
- zawierających informacje publiczne, o których mowa w art. 1 i art. 7 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do in formacji publicznej (Dz. U. 2020 poz. 2176 z póź. zm.) następuje na podstawie tej ustawy,
- nie zawierających informacji publicznych, w szczególności akt operacyjnych, akt kontrolnych postępowań przygotowawczych – następuje za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, któremu podporządkowane jest archiwum Policji - w województwie małopolskim za zgodą Komendanta Wojewódzkiego Policji w Krakowie.
Udostępnianie akt:
- zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,
- zawierające dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
- operacyjnych – następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i zapisami ustawy o ochronie danych osobowych.
Zakres, formę i sposób korzystania z dokumentów niearchiwalnych określa:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 – z późn. zm.)
- Zarządzenie Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 roku w sprawie postępowania z materiałami archiwalnym i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. MSWiA 08.9.42)
- Zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku, w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16 poz. 95 – z późn. zm.)
Obszary zadań:
- prowadzenie postępowań sprawdzających w stosunku do funkcjonariuszy i pracowników cywilnych oraz osób ubiegających się do służby lub pracy w KMP w Nowym Sączu na stanowiska, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,
- prowadzenie ewidencji osób, które uzyskały poświadczenia bezpieczeństwa umożliwiające dostęp do informacji niejawnych,
- organizowanie, koordynowanie, kontrola i nadzór nad ochroną informacji niejawnych w tym w systemach i sieciach teleinformatycznych,
- prowadzenie szkoleń z zakresu ochrony informacji niejawnych krajowych oraz UE i NATO,
- prowadzenie kancelarii tajnej oraz koordynowanie i nadzór nad jednostkami i komórkami organizacyjnymi realizującymi zadania z tego zakresu,
- opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych,
- organizowanie i koordynowanie działalności archiwalnej w komendzie w tym:
* kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej,
* przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej,
* ewidencjonowanie i porządkowanie zasobu składnicy akt,
* brakowanie dokumentacji,
* udostępnianie dokumentacji,
- zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności:
* sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,
* nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych i ich zabezpieczenia,
* zapewnienie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,
* prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez komendę, z wyjątkiem zbiorów zwolnionych z rejestracji.